Simple Tips

5 Tips Singkat Mengirim Lamaran Kerja Melalui Email

January 8, 2015

Sejak mengelola startup sendiri, mulai dari Mimi Creative hingga Pictalogi sekarang, saya membuka lowongan kerja untuk cukup banyak posisi di kantor Malang. Ada programmer Android, iOS, PHP, dan juga akunting. Seperti biasa, zaman digital seperti ini, cukup kirim via email saja. Dari sekian banyak pelamar, cukup banyak juga yang membuat saya tergelitik dan juga malas membuka emailnya. Kenapa?

Entah karena memang belum terlatih etika menulis email, atau belum pernah melamar kerja via email, atau lebih-lebih bukan orang IT, ada saja hal-hal yang membuat saya (sebagai pemberi kerja) malas membuka email. Meski kadang bukan suatu hal yang mendasar (sebagai karyawan), tapi bisa berdampak cukup fatal.

Bayangkan, susah-susah sekolah/kuliah dengan nilai yang bagus, tapi email lamaran kerja tidak dibaca/dibuka oleh pemberi kerja hanya karena hal-hal (yang mungkin) sepele. Dan itu gak cuma terjadi sekali saja loh.

Daripada saya melakukan “blaming” saja, saya coba memposisikan diri sebagai orang yang memiliki “responsibility” untuk membuat Indonesia menjadi lebih baik (ciyeeeh). Jadinya, saya coba tulis beberapa tips dari saya sebagai yang-sering-menjadi pemberi kerja, tentang bagaimana melamar kerja melalui e-mail.

Ingat, saya hanya menyarankan saya sesuai sudut pandang saya. Boleh diikuti, tapi risiko ditanggung sendiri.

1. Subject E-mail

Tidak sedikit yang mengirim email lamaran dengan subject yang tidak jelas. Kadang hanya nama saja. Kadang hanya tulisan “lamaran pekerjaan” saja. Bahkan ada juga yang kosong subject-nya. Gaes, yang melamar kerja itu bukan hanya Anda saja. Tapi b(uuuu)anyak.

Harus membuka email satu-persatu adalah hal yang cukup membosankan. Karena itu, seleksi awal melalui kelengkapan subject itu sering dilakukan.

Contoh lamaran kerja tanpa subject

Contoh lamaran kerja tanpa subject

Analoginya sama seperti Anda mengirim lamaran dalam sebuah amplop ke suatu gedung perusahaan, tapi tidak ditulis di bagian sampulnya, bahwa itu surat untuk apa. Jelas aja Anda tidak diterima, belum sampai ke HRD, amplopnya sudah dibuang sama satpam.

Biasanya, saya akan langsung menghapus email lamaran kerja yang subject-nya kosong. Tapi saya masih baik. Setidaknya sebelum saya hapus, saya buka body email-nya, siapa tahu justru email dari klien. Soalnya saya kan merangkap sales di kantor, bukan cuma HRD. Hahaha..

Saran saya, untuk melamar kerja, tulis subject yang sesuai dan menjelaskan apa harapan Anda. Apabila perusahaan pencari pekerja telah menentukan format subject, sebaiknya ikuti saja. Apabila tidak ditentukan, silakan tulis subject yang baik. Misalnya:

  • [Lamaran Kerja – Programmer iOS] Muhammad Fauzil Haqqi ~> posisi yang diinginkan itu penting
  • [Programmer Web] Lamaran Kerja – Lulusan Universitas Ma Chung ~> misalkan almamaternya keren
  • [HRD – Lamaran Akuntan] M.F. Haqqi ref Joni ~> apabila ada yang mereferensikan dan ingin ditujukan ke divisi tertentu
  • [Lamaran – Pengisi Hatimu][Forward ke Bapakmu] M.F. Haqqi ~> yang ini jangan ditiru

2. Body E-mail

Kesalahan kedua yang membuat saya cukup malas untuk follow up pelamar kerja adalah body/isi e-mail. Kasus yang paling umum adalah body e-mail kosong, hanya berisi attachment saja. Mungkin subject sudah benar, tapi membuka email seperti ini rasanya nggak banget deh.

body

Contoh body email yang mengenaskan

Oke, misal surat lamaran sudah dalam bentuk docx/pdf sebagai attachment pun, hal ini tetap membuat saya jengah. Rasanya hampa entah gimana, susah menjelaskannya.

Kadang juga ada yang menggunakan body email cukup singkat, tapi menjengkelkan. Contohnya, “Ini surat lamaran saya. Saya tunggu kabarnya.”. Krik. Krik.

Gaes, oke kita butuh tambahan tenaga kerja. Tapi Anda beneran butuh kerja gak sih? Kok kesannya malah nantang. 😐

Saran saya, tulis body email yang baik namun komprehensif. Tidak perlu terlalu panjang dan bertele-tele. Jelaskan secara singkat siapa Anda, tujuan Anda melamar kerja, apa saja yang Anda lampirkan, dan hal-hal apa yang menurut Anda perlu diketahui oleh pemberi kerja. Gunakan bahasa yang benar, dengan tanda baca yang benar, dan kata-kata yang profesional.

3. Alamat E-mail

Oke, subject sudah benar. Oke, body email sudah menarik. Lah tapi kalau alamat email yang digunakan semacam “luphitacayankditho2311@email.com” atau “gundamx1309@email.com”, ya ketawa donk. Ini yang mau ngelamar ini beneran pencari kerja apa anak SD/SMP yang masih labil sih?

Belum lagi kalau display name dari email tersebut tidak diganti, atau malah dibuat lebih alay lagi.

Gaes, di tampilan list email (contoh: Gmail), displayname itu muncul di sebelah kiri. Kalau tidak disetting, yang muncul ya alamat email. Dari situ, kalau sudah tidak menunjukkan bahwa Anda manusia normal, mana bisa Anda diterima kerja di sana. Pengecualian untuk perusahaan yang memang mencari orang tidak normal. Misal, pemain sirkus. Nama pun dibuat sirkus.

Saran saya, begini nih:

  • Sejak awal meniti karir, kuliah, atau bahkan masih SMA, buat email yang profesional dengan nama asli. Misalkan, “fauzil.haqqi@gmail.com”.
  • Kalau nama asli termasuk (sorry to say) nama pasaran, gunakan prefix atau suffix yang mendukung karir, misalkan “haqqi.programmer@gmail.com”.
  • Gunakan provider email yang memang berkualitas, misalkan GMail atau Live. Sedikit isu di kalangan IT, yang pakai email Y**oo itu terkesan out-dated. Atau malah provider email gak jelas lainnya.
  • Kalau ada modal dan ada kemampuan, gunakan email dengan domain custom. Misalkan, “me@haqqi.net”. Kalau ini malah lebih terlihat profesional dan keren.
  • Jangan menggunakan email perusahaan sebelumnya. Ini masalah etika saja sih. Apalagi kalau Anda masih bekerja di sana.

4. Attachment/Lampiran

Yang berikutnya adalah tentang attachment. Jelas hampir tidak mungkin mengirimkan lamaran hanya dalam body email saja. Justru untuk mengisi body email jangan terlalu panjang. Cukup sertakan perkenalan singkat, lalu sertakan attachment yang sesuai kebutuhan. Umumnya, CV (Curriculum Vitae) selalu disertakan sebagai attachment.

Jangan hanya mengirim lamaran kerja yang berisi tulisan “Saya ingin melamar kerja jadi programmer. Tau nggak, saya lulusan kampus-yang-katanya-keren di Malang loh. Bales ya.”

Gaes, nantang nih? Ayo kalau berani sini!

Meskipun subject, nama, dan body email sudah benar, alamat masih alay dan attachment terlalu besar (semua dizip).

Meskipun subject, nama, dan body email sudah benar, alamat masih alay dan attachment terlalu besar (semua dizip).

Saran saya, untuk mengirim attachment(s) dalam email lamaran kerja, adalah:

a. Kelengkapan Attachment

Lengkapi seluruh berkas yang diminta oleh perusahaan sesuai ketentuan. Ada perusahaan yang mengharuskan scan ijazah, surat keterangan kelakuan baik, portfolio, dan sebagainya. Perhatikan dengan baik seperti apa syarat-syaratnya. Sesuaikan dengan posisi yang Anda butuhkan. Anda tidak perlu melampirkan sertifikat pemenang lomba nyanyi zaman TK di lamaran pekerjaan Anda. Lucu.

b. Kompresi / Paket Attachment

Apabila jumlah attachment cukup banyak (lebih dari 10), maka sebaiknya attachment dikompres dalam file kompresi. Gunakan format kompresi ZIP, yang mana umumnya bisa dibuka di berbagai OS. Sebaiknya jangan gunakan format kompresi lain (misal: RAR), karena akan mempersulit pemberi kerja untuk membuka dokumen Anda.

Namun apabila jumlah file tidak terlalu banyak, maka ada baiknya untuk tidak dikompresi menjadi 1 file. Saya termasuk orang yang malas membuka dokumen terkompres. Mengapa? Karena sekarang sudah zamannya membuka file attachment langsung di browser (baik desktop maupun mobile).

Kalau dokumen tersebut dikompres, maka akan membutuhkan proses setidaknya 2 langkah untuk membuka file. Kalau tidak dikompres, saya bisa langsung klik attachment untuk melihat secara singkat terlebih dahulu bagaimana profil Anda. Anda ingin menjadi kandidat pertama yang dilihat oleh tempat kerja Anda, kan?

c. Ukuran Attachment

Ukuran attachment juga berpengaruh terhadap kesuksesan Anda mengirim email lamaran kerja. Sebaiknya attachment tidak lebih dari 2MB. Mengapa? Karena tidak semua perusahaan mempunyai mailserver yang kuat menampung data bergiga-giga dari ratusan pelamar.

Bisa jadi email Anda akan ter-bounce balik, karena server tidak mau menerima. Dan juga, kalau saya harus membuka attachment berukuran beberapa MB melalui HP, jelas sayang paket data donk.

Apabila Anda terpaksa harus mengirim file berukuran besar, bisa Anda upload dahulu ke penyedia jasa upload, atau ke cloud storage seperti Dropbox, Copy, Google Drive, dan sebagainya. Setelah itu, sertakan share URL-nya di dalam body email Anda, serta pesan ke penyedia kerja untuk mendownload attachment melalui link tersebut.

Ingin tahu caranya? Tanya ke www.bisakomputer.com. πŸ˜€

d. Format File

Mengirim attachment juga harus disertai dengan format file yang benar. Saya kurang suka pelamar yang mengirimkan file docx (MS Word) langsung. Sebaiknya, simpan dokumen (khususnya CV) salam format file PDF. Selain lebih ringan, PDF lebih mudah dibuka di mana saja, serta tidak mengubah format layout dan font dokumen.

Alangkah sia-sianya kalau format CV sudah diatur sedemikian rupa, tapi rusak di komputer penyedia kerja. Khusus untuk CV, sebaiknya tidak dimasukkan jadi satu dalam file kompresi. CV inilah yang pertama kali dilihat oleh si penyedia kerja.

5. Stay in Tune di Email Anda

Gaes, Anda melamar kerja melalui email. Ya jelaslah kalau balasan lamaran Anda juga akan melalui email. Tidak jarang pelamar kerja yang mengirim lamaran, setelah saya balas untuk mengikuti tes tahap pertama, baru seminggu membalas emailnya lagi.

Gaes, ini zaman teknologi yang serba cepat. Kalau ngirimnya pakai surat dan pos sih, wajar balas seminggu kemudian. Kalau email, ekspektasi zaman sekarang, paling tidak ya dibalas hari itu juga. Bahkan beberapa klien saya (khususnya yang dari luar negeri), kalau tidak dibalas beberapa jam saja sudah marah-marah.

Saran saya, kalau punya smartphone (misal: Android), ya sinkronkan email Anda di HP. Kalau tidak punya, selalu cek email minimal sehari 2 kali selama Anda masih menunggu kabar dari perusahaan. Menurut saya perusahaan yang memang bonafit dan tertarik pada kalian, gak akan lama kok membalas email Anda.

Penutup

Jadi itulah sekilas tips saya untuk Anda sekalian yang mau mengirim lamaran kerja melalui email. Sekali lagi, tips di atas berdasarkan pengalaman saya sebagai orang yang akun emailnya sering menerima lamaran pekerjaan dengan berbagai macam gaya. Silakan menerapkan tips di atas, atau justru memberikan tips yang lebih baik.

Di bawah ini adalah salah satu contoh lamaran yang cukup singkat, padat, namun menarik dan mudah untuk dibaca.

correct

Salah satu contoh dari lamaran kerja via email yang baik, disertai dengan attachment yang komprehensif.

Buat yang berminat jadi bagian keluarga Mimi Creative (perusahaan saya post ini ditulis), silakan kirim lamaran ke email contact@mimicreative.net. Insyaallah kalau memang punya kualifikasi, akan kami hubungi kembali kok. Yang mengurusi penerimaan tim sekarang bukan saya sih, tapi saya tetap menerima laporannya kok. Good luck with your job application!

142 Comments

Leave a Reply

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.