5 Tips Singkat Mengirim Lamaran Kerja Melalui Email

Sejak mengelola startup sendiri, mulai dari Mimi Creative hingga Pictalogi sekarang, saya membuka lowongan kerja untuk cukup banyak posisi di kantor Malang. Ada programmer Android, iOS, PHP, dan juga akunting. Seperti biasa, zaman digital seperti ini, cukup kirim via email saja. Dari sekian banyak pelamar, cukup banyak juga yang membuat saya tergelitik dan juga malas membuka emailnya. Kenapa?

Entah karena memang belum terlatih etika menulis email, atau belum pernah melamar kerja via email, atau lebih-lebih bukan orang IT, ada saja hal-hal yang membuat saya (sebagai pemberi kerja) malas membuka email. Meski kadang bukan suatu hal yang mendasar (sebagai karyawan), tapi bisa berdampak cukup fatal.

Bayangkan, susah-susah sekolah/kuliah dengan nilai yang bagus, tapi email lamaran kerja tidak dibaca/dibuka oleh pemberi kerja hanya karena hal-hal (yang mungkin) sepele. Dan itu gak cuma terjadi sekali saja loh.

Daripada saya melakukan “blaming” saja, saya coba memposisikan diri sebagai orang yang memiliki “responsibility” untuk membuat Indonesia menjadi lebih baik (ciyeeeh). Jadinya, saya coba tulis beberapa tips dari saya sebagai yang-sering-menjadi pemberi kerja, tentang bagaimana melamar kerja melalui e-mail.

Ingat, saya hanya menyarankan saya sesuai sudut pandang saya. Boleh diikuti, tapi risiko ditanggung sendiri.

1. Subject E-mail

Tidak sedikit yang mengirim email lamaran dengan subject yang tidak jelas. Kadang hanya nama saja. Kadang hanya tulisan “lamaran pekerjaan” saja. Bahkan ada juga yang kosong subject-nya. Gaes, yang melamar kerja itu bukan hanya Anda saja. Tapi b(uuuu)anyak.

Harus membuka email satu-persatu adalah hal yang cukup membosankan. Karena itu, seleksi awal melalui kelengkapan subject itu sering dilakukan.

Contoh lamaran kerja tanpa subject

Contoh lamaran kerja tanpa subject

Analoginya sama seperti Anda mengirim lamaran dalam sebuah amplop ke suatu gedung perusahaan, tapi tidak ditulis di bagian sampulnya, bahwa itu surat untuk apa. Jelas aja Anda tidak diterima, belum sampai ke HRD, amplopnya sudah dibuang sama satpam.

Biasanya, saya akan langsung menghapus email lamaran kerja yang subject-nya kosong. Tapi saya masih baik. Setidaknya sebelum saya hapus, saya buka body email-nya, siapa tahu justru email dari klien. Soalnya saya kan merangkap sales di kantor, bukan cuma HRD. Hahaha..

Saran saya, untuk melamar kerja, tulis subject yang sesuai dan menjelaskan apa harapan Anda. Apabila perusahaan pencari pekerja telah menentukan format subject, sebaiknya ikuti saja. Apabila tidak ditentukan, silakan tulis subject yang baik. Misalnya:

  • [Lamaran Kerja – Programmer iOS] Muhammad Fauzil Haqqi ~> posisi yang diinginkan itu penting
  • [Programmer Web] Lamaran Kerja – Lulusan Universitas Ma Chung ~> misalkan almamaternya keren
  • [HRD – Lamaran Akuntan] M.F. Haqqi ref Joni ~> apabila ada yang mereferensikan dan ingin ditujukan ke divisi tertentu
  • [Lamaran – Pengisi Hatimu][Forward ke Bapakmu] M.F. Haqqi ~> yang ini jangan ditiru

2. Body E-mail

Kesalahan kedua yang membuat saya cukup malas untuk follow up pelamar kerja adalah body/isi e-mail. Kasus yang paling umum adalah body e-mail kosong, hanya berisi attachment saja. Mungkin subject sudah benar, tapi membuka email seperti ini rasanya nggak banget deh.

body

Contoh body email yang mengenaskan

Oke, misal surat lamaran sudah dalam bentuk docx/pdf sebagai attachment pun, hal ini tetap membuat saya jengah. Rasanya hampa entah gimana, susah menjelaskannya.

Kadang juga ada yang menggunakan body email cukup singkat, tapi menjengkelkan. Contohnya, “Ini surat lamaran saya. Saya tunggu kabarnya.”. Krik. Krik.

Gaes, oke kita butuh tambahan tenaga kerja. Tapi Anda beneran butuh kerja gak sih? Kok kesannya malah nantang. 😐

Saran saya, tulis body email yang baik namun komprehensif. Tidak perlu terlalu panjang dan bertele-tele. Jelaskan secara singkat siapa Anda, tujuan Anda melamar kerja, apa saja yang Anda lampirkan, dan hal-hal apa yang menurut Anda perlu diketahui oleh pemberi kerja. Gunakan bahasa yang benar, dengan tanda baca yang benar, dan kata-kata yang profesional.

3. Alamat E-mail

Oke, subject sudah benar. Oke, body email sudah menarik. Lah tapi kalau alamat email yang digunakan semacam “luphitacayankditho2311@email.com” atau “gundamx1309@email.com”, ya ketawa donk. Ini yang mau ngelamar ini beneran pencari kerja apa anak SD/SMP yang masih labil sih?

Belum lagi kalau display name dari email tersebut tidak diganti, atau malah dibuat lebih alay lagi.

Gaes, di tampilan list email (contoh: Gmail), displayname itu muncul di sebelah kiri. Kalau tidak disetting, yang muncul ya alamat email. Dari situ, kalau sudah tidak menunjukkan bahwa Anda manusia normal, mana bisa Anda diterima kerja di sana. Pengecualian untuk perusahaan yang memang mencari orang tidak normal. Misal, pemain sirkus. Nama pun dibuat sirkus.

Saran saya, begini nih:

  • Sejak awal meniti karir, kuliah, atau bahkan masih SMA, buat email yang profesional dengan nama asli. Misalkan, “fauzil.haqqi@gmail.com”.
  • Kalau nama asli termasuk (sorry to say) nama pasaran, gunakan prefix atau suffix yang mendukung karir, misalkan “haqqi.programmer@gmail.com”.
  • Gunakan provider email yang memang berkualitas, misalkan GMail atau Live. Sedikit isu di kalangan IT, yang pakai email Y**oo itu terkesan out-dated. Atau malah provider email gak jelas lainnya.
  • Kalau ada modal dan ada kemampuan, gunakan email dengan domain custom. Misalkan, “me@haqqi.net”. Kalau ini malah lebih terlihat profesional dan keren.
  • Jangan menggunakan email perusahaan sebelumnya. Ini masalah etika saja sih. Apalagi kalau Anda masih bekerja di sana.

4. Attachment/Lampiran

Yang berikutnya adalah tentang attachment. Jelas hampir tidak mungkin mengirimkan lamaran hanya dalam body email saja. Justru untuk mengisi body email jangan terlalu panjang. Cukup sertakan perkenalan singkat, lalu sertakan attachment yang sesuai kebutuhan. Umumnya, CV (Curriculum Vitae) selalu disertakan sebagai attachment.

Jangan hanya mengirim lamaran kerja yang berisi tulisan “Saya ingin melamar kerja jadi programmer. Tau nggak, saya lulusan kampus-yang-katanya-keren di Malang loh. Bales ya.”

Gaes, nantang nih? Ayo kalau berani sini!

Meskipun subject, nama, dan body email sudah benar, alamat masih alay dan attachment terlalu besar (semua dizip).

Meskipun subject, nama, dan body email sudah benar, alamat masih alay dan attachment terlalu besar (semua dizip).

Saran saya, untuk mengirim attachment(s) dalam email lamaran kerja, adalah:

a. Kelengkapan Attachment

Lengkapi seluruh berkas yang diminta oleh perusahaan sesuai ketentuan. Ada perusahaan yang mengharuskan scan ijazah, surat keterangan kelakuan baik, portfolio, dan sebagainya. Perhatikan dengan baik seperti apa syarat-syaratnya. Sesuaikan dengan posisi yang Anda butuhkan. Anda tidak perlu melampirkan sertifikat pemenang lomba nyanyi zaman TK di lamaran pekerjaan Anda. Lucu.

b. Kompresi / Paket Attachment

Apabila jumlah attachment cukup banyak (lebih dari 10), maka sebaiknya attachment dikompres dalam file kompresi. Gunakan format kompresi ZIP, yang mana umumnya bisa dibuka di berbagai OS. Sebaiknya jangan gunakan format kompresi lain (misal: RAR), karena akan mempersulit pemberi kerja untuk membuka dokumen Anda.

Namun apabila jumlah file tidak terlalu banyak, maka ada baiknya untuk tidak dikompresi menjadi 1 file. Saya termasuk orang yang malas membuka dokumen terkompres. Mengapa? Karena sekarang sudah zamannya membuka file attachment langsung di browser (baik desktop maupun mobile).

Kalau dokumen tersebut dikompres, maka akan membutuhkan proses setidaknya 2 langkah untuk membuka file. Kalau tidak dikompres, saya bisa langsung klik attachment untuk melihat secara singkat terlebih dahulu bagaimana profil Anda. Anda ingin menjadi kandidat pertama yang dilihat oleh tempat kerja Anda, kan?

c. Ukuran Attachment

Ukuran attachment juga berpengaruh terhadap kesuksesan Anda mengirim email lamaran kerja. Sebaiknya attachment tidak lebih dari 2MB. Mengapa? Karena tidak semua perusahaan mempunyai mailserver yang kuat menampung data bergiga-giga dari ratusan pelamar.

Bisa jadi email Anda akan ter-bounce balik, karena server tidak mau menerima. Dan juga, kalau saya harus membuka attachment berukuran beberapa MB melalui HP, jelas sayang paket data donk.

Apabila Anda terpaksa harus mengirim file berukuran besar, bisa Anda upload dahulu ke penyedia jasa upload, atau ke cloud storage seperti Dropbox, Copy, Google Drive, dan sebagainya. Setelah itu, sertakan share URL-nya di dalam body email Anda, serta pesan ke penyedia kerja untuk mendownload attachment melalui link tersebut.

Ingin tahu caranya? Tanya ke www.bisakomputer.com. πŸ˜€

d. Format File

Mengirim attachment juga harus disertai dengan format file yang benar. Saya kurang suka pelamar yang mengirimkan file docx (MS Word) langsung. Sebaiknya, simpan dokumen (khususnya CV) salam format file PDF. Selain lebih ringan, PDF lebih mudah dibuka di mana saja, serta tidak mengubah format layout dan font dokumen.

Alangkah sia-sianya kalau format CV sudah diatur sedemikian rupa, tapi rusak di komputer penyedia kerja. Khusus untuk CV, sebaiknya tidak dimasukkan jadi satu dalam file kompresi. CV inilah yang pertama kali dilihat oleh si penyedia kerja.

5. Stay in Tune di Email Anda

Gaes, Anda melamar kerja melalui email. Ya jelaslah kalau balasan lamaran Anda juga akan melalui email. Tidak jarang pelamar kerja yang mengirim lamaran, setelah saya balas untuk mengikuti tes tahap pertama, baru seminggu membalas emailnya lagi.

Gaes, ini zaman teknologi yang serba cepat. Kalau ngirimnya pakai surat dan pos sih, wajar balas seminggu kemudian. Kalau email, ekspektasi zaman sekarang, paling tidak ya dibalas hari itu juga. Bahkan beberapa klien saya (khususnya yang dari luar negeri), kalau tidak dibalas beberapa jam saja sudah marah-marah.

Saran saya, kalau punya smartphone (misal: Android), ya sinkronkan email Anda di HP. Kalau tidak punya, selalu cek email minimal sehari 2 kali selama Anda masih menunggu kabar dari perusahaan. Menurut saya perusahaan yang memang bonafit dan tertarik pada kalian, gak akan lama kok membalas email Anda.

Penutup

Jadi itulah sekilas tips saya untuk Anda sekalian yang mau mengirim lamaran kerja melalui email. Sekali lagi, tips di atas berdasarkan pengalaman saya sebagai orang yang akun emailnya sering menerima lamaran pekerjaan dengan berbagai macam gaya. Silakan menerapkan tips di atas, atau justru memberikan tips yang lebih baik.

Di bawah ini adalah salah satu contoh lamaran yang cukup singkat, padat, namun menarik dan mudah untuk dibaca.

correct

Salah satu contoh dari lamaran kerja via email yang baik, disertai dengan attachment yang komprehensif.

Buat yang berminat jadi bagian keluarga Mimi Creative (perusahaan saya post ini ditulis), silakan kirim lamaran ke email contact@mimicreative.net. Insyaallah kalau memang punya kualifikasi, akan kami hubungi kembali kok. Yang mengurusi penerimaan tim sekarang bukan saya sih, tapi saya tetap menerima laporannya kok. Good luck with your job application!

101 Comments

    • Hahha kocak mas, tp infonya kece bgt buat di terapin. Tapi mas, mau Tanya deh mas kan mantan HRD nih misalkan daru bagian HRD sdh menelpon pelamar utk tes rekrutmen, namun pelamar tdk sempat mengangkat telpon, apakah akan di telpon balik oleh HRD nya? . atau apa yang harus di lakukan si pelamar mas?
      Terima kasih.

      Reply
  1. Terimakasih banyak mas atas tipsnya. Mas kalau misalnya kita sudah kirim CV via email namun ternyata belum memenuhi persyaratan etika, lalu kita perbaiki lagi sesuai dengan etika untuk melamar kerja via email. Itu kemungkinan akan diterima nggak ya mas sama perusahaan yang bersangkutan ? Terimakasih mas

    Reply
  2. Saya berulang kali mengirim lamaran kerja via email,akan tetapi baru 1 yang dapat panggilan interview. surat lamaran, cv, dll saya jadikan satu file kemudian d simpan dalam bentuk PDF dan terlampir di attachment. Untuk badan email, saya isi perkenalan, sedikit uraian pengalaman dan kalimat penutup (Besar harapan saya kepada Bapak/Ibu untuk berkenan mempertimbangkan pengalaman saya dan diterima kerja di perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin. Terima kasih atas perhatiannya, saya mengucapkan terima kasih.). Apakah model pengiriman permohonan kerja yang seperti ini salah ? Mohon penjelasannya. Terima kasih.

    Reply
    • Sangat bermanfaat apalagi buat pelamar yg saat ini sedang gunda gulana menunggu panggilan..
      Tp belum juga ada panggilan
      Pak saya boleh meminta CV dan surat lamaran yang baik dan benar itu seperti apa…
      Dikirim ke email saya pak
      Trimakasih pak

      Reply
  3. Asssalamualaikum.
    Ini saran yang sangat membantu sekali. Berhubung saya adalah mahasiswa yang baru lulus kuliah sedang membutuhkan saran dan contoh pembuatan CV serta surat lamaran yang baik. Maka secara pribadi memohon agar bapak menyempatkan memberikan contoh surat lamaran yang baik ke alamat email saya;
    Imuandbiologi@gmail.com

    Reply
  4. Walah…pantes gk pernah ada panggilan kalo ngelamar lewat email.
    Kalo sempat dan tidak merepotkan blh engga saya minta tlg di krmkan contoh cv yg baik versi mas Haqqi ke email saya?
    Trmksh sblmnya

    Reply
  5. mas haqqi mau nanya kalau kita menanyakan ada lowongan atau tidak di suatu perusahaan melalui email resmi hrdnya kata2 yg baik dan tepat seperti apa ya mas ? Terimakasih sebelumnya

    Reply
  6. Mas haqqi klo ada waktu tolong dong krim saya contoh file cv, lamaran dan permohonan kerja yg bagus buat dikirim lewat email. Saya sangat butuh . Please.smoga mas mendapat balasan dri Allah Swt. Amiin. Saya fresh graduate . Kirim ke email mhadihsb@gmail.com . Atau buat pembaca yg lain tolong forward juga ke email saya buat sharing kita bersama.

    Reply
  7. Mas Haqqi,saya mau nanya,apabila saya melamar kerjaan via Email,&saya telah mengirim CV via Email,perlukah saya Follow Up Ke HRD perusahaan tersebut apakah Email saya sudah diterima atau belum?
    Terima kasih

    Reply
  8. Mas Haqqi, mohon responnya cepatnya ya jika berkenan, hehe …
    Bila dalam iklan perusahaan terdapat pilihan pengiriman alamat via surel atau pos ke divisi HRD perusahaan tersebut, mana yang lebih diutamakan? Dalam kasus ini saya menemukan iklan PT A yang terdapat pada portal lowongan kerja umum, yang memberi tahu agar lamaran dikirim via pos ke alamat perusahaan, misalnya, jl. bla bla, pun diberitahu agar mengecek website PT A sebelum mengirim lamaran. Pada waktu mengecek website PT A bagian karir, saya menemukan agar lamaran dikirimkan ke surel seseorang, mungkin bagian HRD, atau ke pos seperti di atas. Alamat surel ini ada dua, budi@a.com atau tini@a.com. Seperti itu kasusnya, Mas, kira2 mana yang akan diutamakan atau mendapat prioritas?

    Reply
  9. terima kasih banyak atas panduannya mas Haqqi,

    Kemarin saya mengirim lamaran lewat email, nemu tips ini, alhamdulillah membantu sekali. Memang selama ini saya jarang ngirim lamaran via email. karena menurut saya responnya kurang cepat. Tapi mungkin memang caranya belum benar. Tips ini benar-benar membantu.

    karena itu saya referensikan tulisan mas Haqqi ini di artikel yang saya buat di blog saya di sini http://www.blogpengembangandiri.com/2016/04/personal-branding-pencari-kerja.html

    Terima kasih dan salam kenal, saya Edward Rhidwan dari BlogPengembanganDiri.Com πŸ™‚

    Reply
  10. Mas mau tanya..
    ini pertama kalinya saya melamar pekerjaan.
    untuk file – file persayaratan melamar seperti : surat lamaran, cv, Ijazah, data lain. Itu dijadikan satu berkas / file dalam bentuk pdf, atau beda file ? bagaimana ya baiknya ?

    Reply
  11. ini yang saya cari, buat pemula atau yang baru lulus kan nisa ngerti gimana caranya ngirim lamaran lewat email yanh bener ^^ thanks bang haqqi

    Reply
  12. kalau lampiran’y cuma pake cv, scan izasah, sama scan transkrip nilai dalam format itu gmn ya? kira2 resmi ga ya?
    soal’y saya bingung, ngirim via email ga pernah dipanggil,..
    tpi kLo via pos sering dipanggil..

    Reply
  13. terimakasih informasinya, insyaAllah akan saya coba. Soalnya saya sudah mengirim lamaran kerja ke banyak instansi tetapi belum ada panggilan (maaf curhatannya). Semoga anda sukses selalu.

    Reply
  14. Tipsnya sangat berguna sekali mas, apalagi saya yang fresh graduate. saya juga pernah ngalamin yang no 5 tuh mas. saya kira akan di beritahu lewat sms atau telepon. ternyata di emailnya langsung di bales.
    karena dulu juga baru tahu, hanya lewat tutor di internet, jadi ya begitu deh..

    makasih mas atas infonya, mudah-mudahan bermanfaat bagi semua yang ingin melamar pekerjaan via email. kalau mas haqqi berkenan, boleh gak saya minta contoh lamarannya ke deniseptian1996@gmail.com. terimakasih

    Reply
  15. Mohon maaf sebelumnya apa bila ada balasan email seperti ini
    Apa maksudnya ya pak?
    This is the mail system at host antispam-gateway.ntt.net.id.

    I’m sorry to have to inform you that your message could not
    be delivered to one or more recipients. It’s attached below.

    For further assistance, please send mail to postmaster.

    If you do so, please include this problem report. You can
    delete your own text from the attached returned message.

    The mail system

    : host smtp.nok.co.id[202.171.13.174] said: 554 5.7.1
    : Recipient address rejected: Access denied (in
    reply to RCPT TO command)

    Reply
  16. Gan, saya masih agak bingung nih..
    Saya pengen coba konsultasi deh sama agan

    Saya pengen melamar menjadi tenaga pengajar lewat email
    Tapi saya masih ada rasa takut (Gatau takut kenapa)!
    Saya juga bingung harus ngapain!

    Minta tipsnya dong buat step stepnya harus bagaimana dulu sebelum mengirim lamaran via email!

    Reply
  17. terimakasih, thank you, nuhun pisan, matur suwun, danke, obrigado, lah pokoknya mas. sangat membantu, sekali lagi terimakasih.
    salam

    Reply
  18. Terimakasi banyak atas masukanya pak..
    Namun masih ada sedikit yang belum saya mengerti..sudah searching gk juga ketemu..
    Untuk lamaran krja menggunakan amplop..kan di tulis saya lampirkan fotocopy ijajah dll.nah,jika melalui email..apakah tetep fotocopy atau gmna?? Trrimakasih atas masukanya

    Reply
  19. Saya masih fresh graduate, perlu banyak ilmu. Bermanfaat sekali. Semoga ilmu bermanfaat ini menjadi amal jariah πŸ™‚

    Reply
  20. Pak mau nanya sebaiknya cv dan lampiran (foto, ijazah, transkrip, dll) di gabung di 1 file pdf apa gimana? mohon dijawab yah pak. Terimah kasih banyak

    Reply
  21. Sangat sangat membantu πŸ™‚ maaf sebelumnya saya mau nanya, format dokumennya seperti cv, surat lamaran, scan ijazah, dll lebih baik dalam format apa ya?

    Reply
  22. min mau tanya kan saya udh sempat ngirim lamaran via email, trus kalo saya ganti alamat emailnya, trus kalo misalkan ada yang bales emailnya tapi balesnya ke alamat email yang lama itu bisa masuk gak ke alamat yang baru? jawab ya min penting makasih

    Reply

Leave a Comment.